Réseau Premier en santé Énoncé général Le respect de la confidentialité fait partie intégrante de notre engagement envers nos cliens et le public en général. Vous pouvez être assuré qu’à chaque fois que vous interagirez avec le réseau Premier en santé, toute information personnelle que vous nous communiquerez, que ce soit en personne, par téléphone ou par Internet, sera confidentielle. Vos informations personnelles d’identification ne seront jamais vendues ni données à quiconque. La politique de confidentialité du réseau Premier en santé est une convention de principes et de lignes directrices qui dictent le niveau de protection des informations personnelles offert par le réseau Premier en santé à ses clients et au grand public. L’objectif de la politique de confidentialité du réseau Premier en santé est de promouvoir une pratique de gestion des informations personnelles responsable et transparente tel que le stipule la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents informatiques (Canada). Le réseau Premier en santé révisera sa politique de confidentialité au besoin pour refléter tout changement ou mise à jour des normes de l’industrie, des technologies et des lois. Le réseau Premier en santé est membre de l’Association canadienne d’aliments santé, qui établit des normes devant être respectées par ses membres et qui protège aussi votre droit à la confidentialité. Pour toute question ou inquiétude concernant la protection de votre vie privée et le réseau Premier en santé, veuillez communiquer avec notre agent de la protection de la vie privée par courriel à privacyofficer@healthfirst.ca , ou par la poste à l’adresse suivante: Privacy Officer, Health First Network, 591 Brant Street, Suite A, Burlington, ON, Canada L7R 2G6. Politique corporative de confidentialité du réseau Premier en santé Détails et applications La politique de confidentialité du réseau Premier en santé se base sur dix principes fondamentaux. Chaque principe doit être lu avec le commentaire qui l’accompagne. Ainsi que le permet la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents informatiques (Canada), les commentaires présents dans la politique de confidentialité du réseau Premier en santé ont été rédigés pour refléter les situations reliées à la confidentialité particulières au réseau. - La politique de confidentialité du réseau Premier en santé s’applique aux informations personnelles obtenues, utilisées ou divulguées par le réseau Premier en santé dans le cadre d’activités commerciales. - L’application de la politique de confidentialité du réseau Premier en santé est soumise aux exigences et conditions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents informatiques (Canada), les règlements édictés par cette loi, et tout autre loi ou réglementation s’appliquant. Les dix principes de confidentialité Principe 1 - Responsabilité Le réseau Premier en santé est responsable de toute information personnelle sous son contrôle et désignera une ou plusieurs personnes qui seront responsables du respect des principes suivant au sein du réseau Premier en santé. Le respect des règles dictées pas la politique de confidentialité du réseau Premier en santé sera la responsabilité de l’ agent de la protection de la vie privée du réseau Premier en santé qui peut être rejoint par courriel à privacyofficer@healthfirst.ca, ou par la poste comme suit: Privacy Officer, Health First Network, 591 Brant Street, Suite A, Burlington, ON, Canada, L7R 2G6. D’autres individus à l’intérieur du réseau peuvent être désignés pour agir en place de l’agent de la protection de la vie privée ou comme étant responsables de la collecte ou du traitement régulier d’informations confidentielles. Le réseau Premier en santé est responsable des informations personnelles en sa possession ou qu’il contrôle et s’engage à garantir, sous contrat, ou par d’autres moyens, un niveau de protection comparable si ces informations doivent être traitées ou utilisées par un tiers.
Le réseau Premier en santé identifiera la(les) raison(s) pour laquelle(lesquelles) les informations personnelles seront recueillies avant ou au moment de leur collecte. (a) pour des activités de marketing telles que des promotions ou des concours; Le réseau Premier en santé spécifiera au client comment il utilisera l’information avant ou au moment ou l’information lui est transmise, et n’utilisera ladite information que dans le but préalablement identifié. Lorsque des informations ont été obtenues pour une utilisation ou une divulgation préalablement identifiée, une nouvelle utilisation de nature différente sera communiquée avant de passer à cette utilisation. À moins que cette nouvelle utilisation soit permise ou prescrite par la loi, le consentement du répondant sera obtenu avant que l’information ne soit utilisée ou divulguée dans le cadre du nouvel objectif. Le réseau Premier en santé s’assurera d’informer et d’obtenir le consentement de tout individu avant de recueillir, d’utiliser ou de divulguer ses informations personnelles, sauf lorsque non approprié. Afin de déterminer la forme appropriée de consentement, le réseau Premier en santé tiendra compte de la sensibilité des informations personnelles et des attentes raisonnables des répondants. Au moment de l’obtention du consentement, le réseau Premier en santé entreprendra des efforts raisonnables pour s’assurer que le client ou le répondant à un sondage est bien mis au courant des motifs spécifiques pour lesquels ses informations personnelles seront utilisées ou divulguées. Ces motifs spécifiques seront cités de manière à être raisonnablement compris du répondant ou du client. La participation de clients ou de membres du grand public à des sondages se fait toujours sur une base volontaire. Lorsqu’un individu accepte de participer à un sondage, il donne par le fait même son consentement à l’entrevue en participant. Bien que la divulgation de toute information au sujet d’un client n’aurait lieu que dans de très rares cas, le réseau Premier en santé obtiendra le consentement d’utiliser et de divulguer l’information au même moment, c’est-à-dire, lors de sa collecte. Cependant, le réseau Premier en santé pourra également chercher à obtenir le consentement à utiliser et à divulguer des informations personnelles après les avoir recueillies, mais avant des les utiliser ou de les divulguer à une autre fin. La participation d’un répondant à une étude de marketing quantitative ou qualitative peut constituer un consentement sous-entendu à ce que le réseau Premier en santé recueille, utilise ou divulgue des informations personnelles pour des motifs identifiés. Principe 4 – Limiter la collecte d’informations personnelles Le réseau Premier en santé limitera la collecte d’informations personnelles à ce qui est essentiel aux intentions identifiées par le réseau Premier en santé. Le réseau Premier en santé s’engage à recueillir des informations personnelles de manière transparent et légale. Lorsqu’il s’agira s’un sondage, le réseau Premier en santé limitera la quantité et le type d’information personnelle recueillie à celle jugée nécessaire pour répondre aux intentions identifiées communiquées aux individus. Principe 5 – Limiter l’utilisation, la divulgation et la conservation d’informations personnelles Le réseau Premier en santé n’utilisera ni de divulguera d’informations personnelles dans d’autres buts que ceux pour lesquels ces informations auront été recueillies, sauf avec le consentement de l’individu ou tel que permis ou prescrit par la loi. Les informations personnelles seront conservées seulement pour le temps nécessaire pour atteindre les objectifs identifiés. Lors d’un sondage, le réseau Premier en santé pourra divulguer les informations personnelles d’un répondant aux entités suivantes: (a) une firme de recherche faisant affaire avec le réseau Premier en santé lorsque l’individu aura consenti à la divulgation; Seuls le employés du réseau Premier en santé qui sont dans la nécessité de connaître, dans le cadre de leur travail, les informations personnelles des répondants, auront accès à ces informations. Le réseau Premier en santé conservera les informations personnelles seulement le temps que cela sera jugé nécessaire ou approprié pour atteindre les objectifs identifiés ou tel que prescrit par la loi. Dépendamment des circonstances, lorsqu’un répondant devra être re-contacté dans le but de clarifier ses réponses à un sondage, ou pour répondre à des questions additionnelles, le réseau Premier en santé conservera ses informations personnelles pour la période de temps jugée nécessaire pour ce contact supplémentaire. Le réseau Premier en santé s’engage à conserver un contrôle, des délais et des pratiques raisonnables et systématiques en ce qui a trait au stockage et à la destruction des documents et des dossiers contenant des informations personnelles qui ne sont plus nécessaires aux objectifs identifiés par le réseau ou qui ne doivent pas être conservées en vertu de la loi. De telles informations seront détruites, effacées, ou rendues anonymes. Principe 6 – Exactitude des informations personnelles Les informations personnelles seront exactes, complètes et à jour tel que nécessaire aux motifs pour lesquels elles seront utilisées. Le réseau Premier en santé protègera les informations personnelles à l’aide de mécanismes de sécurité appropriés à la sensibilité de ces informations. Le réseau Premier en santé protègera, à l’aide de mesures de sécurité appropriées, et ce, peu importe le format selon lequel elles seront conservées, les informations personnelles contre les risques tels que la perte et le vol, ou l’une des actions non autorisées suivantes: accès, divulgation, copie, utilisation, modification, destruction. Le réseau Premier en santé protègera les informations personnelles transmises à des tiers par des ententes contractuelles stipulant la confidentialité des informations et les objectifs pour lesquels elles devront être utilisées. Tous les employés du réseau Premier en santé ayant accès aux informations personnelles devront respecter la confidentialité de ces informations. Principe 8 – Accès aux politiques et procédures De l’information détaillée concernant les politiques et procédures du réseau Premier en santé en matière de gestion des informations personnelles seront mis à la disposition des individus. Les informations concernant les politiques et procédures du réseau Premier en santé HFN seront faciles à comprendre et incluront: (a) le titre et l’adresse de la personne ou des personnes responsables du respect de la politique de confidentialité du réseau Premier en santé, et à qui toute question ou plainte devra être remise; Principe 9 – Accès de l’individu à ses informations personnelles Suite à la demande d’un individu, le réseau Premier en santé lui donnera accès à toute information personnelle détenue à son sujet. L’individu pourra contester l’exactitude et l’intégralité de l’information et pourra la faire modifiée si approprié. Suite à une demande par écrit faite à l’ agent de la protection de la vie privée, le réseau Premier en santé informera un individu de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation faites de ses informations personnelles et lui donnera accès à ces informations. Dans certaines rares situations, il se pourrait que le réseau Premier en santé soit dans l’impossibilité de donner l’accès à toutes les informations personnelles qu’elle détient au sujet d’un répondant. Par exemple, le réseau Premier en santé ne pourra donner accès à de l’information qui pourrait éventuellement révéler des informations personnelles au sujet d’un tiers ou qui pourrait vraisemblablement menacer la vie ou la sécurité d’un autre individu. Aussi, le réseau Premier en santé ne pourra pas permettre l’accès à de l’information si sa divulgation pourrait révéler des informations commerciales confidentielles. Dans le but de sécuriser les informations personnelles, il se peut qu’un individu doive fournir suffisamment d’information pour l’identifier pour permettre au réseau Premier en santé de confirmer l’existence, l’utilisation et la divulgation faites des informations personnelles de l’individu et pour lui permettre l’accès à son dossier. L’information fournie à ce moment ne sera utilisée que dans le but décrit ci haut. Le réseau Premier en santé s’engage à promptement corriger ou compléter toute information prouvée inexacte ou incomplète. Tout différent non résolu concernant l’exactitude ou l’intégralité sera notée au dossier de l’individu. Pour obtenir de l’information ou demander à avoir accès à sons dossier personnel, tout individu devra contacter l’agent de la protection de la vie privée du réseau Premier en santé. Principe 10 – Dénoncer le non-respect de la politique de confidentialité Un individu pourra faire une plainte concernant le non- respect des principes susmentionnés auprès de la ou des personnes responsables du respect de la politique de confidentialité du réseau Premier en santé. Le réseau Premier en santé maintiendra en place des procédures concernant le traitement de et la réponse à toute demande ou plainte de la part des répondants à propos du traitement des informations personnelles au sein du réseau Premier en santé. Suite à une demande lui étant adressée par écrit, le réseau Premier en santé informera tout individu de l’existence de ces procédures ainsi que des procédures disponibles pour faire une plainte. La ou les personnes responsables du respect de la politique de confidentialité pourront faire appel à un avis externe lorsque approprié avant de remettre une réponse définitive à une plainte. Le réseau Premier en santé enquêtera sur toute plainte concernant le non-respect de sa politique de confidentialité. Si une plainte est jugée justifiée, le réseau Premier en santé entreprendra des mesures pour résoudre la situation, y compris, si nécessaire, amender ses politiques et procédures. L’individu sera informé du résultat de l’enquête concernant sa plainte. Pour plus d’information Pour plus d’information concernant la politique de confidentialité du réseau Premier en santé, veuillez communiquer avec l’ agent de la protection de la vie privée par courriel à privacyofficer@healthfirst.ca, ou par la poste à l’adresse suivante: Privacy Officer, Health First Network, 591 Brant Street, Suite A, Burlington, ON, Canada, L7R 2G6.
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